2019-07-01

Starta ideell förening 3: Konstituerande mötet

Detta avsnitt i serien ”Starta ideell förening” handlar om konstituerande mötet, det möte som grundar föreningen.Genom att titta närmare på det får vi en bättre förståelse för vad interimsstyrelsen behöver förbereda.  

En ideell förening grundas av sitt konstituerande möte. Detta möte består av personer som är närvarande därför att de vill bilda en sådan förening och sedan bli dess medlemmar. Något krav på att de senare verkligen måste bli medlemmar finns inte. De har rätt att delta i grundandet och sedan dra sig ur.

Alla närvarande har kallats samman av interimsstyrelsen som också är föredragande på konstituerande mötet. Kallelsen kan vara personlig eller i form av ett allmänt upprop.

Ett konstituerande möte liknar ett vanligt årsmöte, har samma formella karaktär och genomförs i stort sett som ett sådant.

För att föreningen verkligen ska bli till juridiskt och för att den ska få rätt start är det viktigt att konstituerande mötet har rätt innehåll och genomförs på rätt vis. Ett enkelt sätt att få med allt är att följa det förslag till dagordning som finns nedan.

Konstituerande mötet ska genomföras i enlighet med god föreningssed och god mötessed. Det innebär bland annat att mötets funktionärer väljas bland de närvarande. Att alla deltagare har förslags-, yrkande- och beslutsrätt. Att röstning med fullmakt inte är tillåten. Att majoritetens mening gäller vid beslut.

”Konstituerande mötet ska genomföras i enlighet med god föreningssed och god mötessed.”

Mitt förslag till dagordning för konstituerande mötet ser ut så här. Det kan användas precis som det är för många föreningar, men kan behöva anpassas till andra:

Normaldagordning för konstituerande möte
1.   Mötets öppnande
2.   Val av ordförande och sekreterare för mötet
3.   Val av två justerare tillika rösträknare
4.   Närvarande (fastställande av röstlängd)
5.   Diskussion om den tilltänkta föreningen, dess namn, ändamål, verksamhet och struktur
6.   Beslut om att bilda föreningen (namn)
7.   Beslut om att anta ändamålsparagraf och stadgar för föreningen (namn)
8.   Beslut om att förklara stadgarna omedelbart justerade
9.   Fastställande av verksamhetsplan och budget
10. Fastställande av medlemsavgiften
11. Val av föreningens ordförande
12. Val av styrelsens ledamöter och suppleanter
13. Val av revisorer och suppleanter
14. Val av valberedning
15. Mötets avslutande

Dagordningen kan behöva kommenteras:

§ 1. Mötet inleds lämpligen av interimsstyrelses ordförande. Det handlar bara om att hälsa välkommen och om att kort förklara varför mötet kallats samman.

§ 2 och § 3. Mötesförhandlingarna inleds med val av mötesordförande och mötessekreterare och följs sedan av val av två justerare tillika rösträknare. Dessa fyra mötesfunktionärer har ansvaret för att mötet genomförs på rätt sätt och att ett korrekt mötesprotokoll sedan upprättas och justeras. Detta är viktiga arbetsuppgifter. Därför är det bäst att inte improvisera fram dem under mötet, vilket dock alltid är möjligt. Istället bör interimsstyrelsen förbereda valen genom att vidtala lämpliga personer i förväg.

§ 4. Alla de närvarandes – grundarnas - namn bör noteras i en röstlängd. Med få närvarande skrivs namnen direkt in i protokollet, vid många kan en närvarolista läggas som bilaga till protokollet.

§ 5. Detta är den diskussionsmässiga höjdpunkten på mötet. Det är nu som deltagarna ska komma fram till om en förening ska bildas eller inte, vad den ska heta, vilket syfte den ska ha, vad den ska göra och hur den ska se ut. Interimsstyrelsen inleder diskussionen genom att presentera och förklara sina förslag. Senast nu bör alla närvarande ha var sitt exemplar av förslaget till ändamålsparagraf och stadgar och eventuella andra dokument. Diskussionen är underlag för besluten under § 6 och § 7.

§ 6. Om beslutet blir att föreningen ska bildas fortsätter mötet, annars avbryts det och avslutas utan protokoll.

§ 7. Att anta stadgar betraktas av många som en ren formalitet, men det är ett misstag. Stadgarnas innehåll är en strategisk fråga. Bland paragraferna döljer sig nämligen viktiga strategiska avgöranden. När konstituerande mötet antar stadgarna med dess ändamålsparagraf binds nämligen föreningen vid en viss verksamhet och struktur för många år framåt. Föreningar som vid grundandet ges rätt ändamål, struktur och stadgar i förhållande till sina medlemmar, verksamhet, situation och omvärld har goda förutsättningar att bli lättarbetade och framgångsrika, övriga inte. 

"Att anta stadgar betraktas av många som en ren formalitet, men det är ett misstag. Stadgarnas innehåll är en strategisk fråga."

§ 8. Genom att förklara stadgarna omedelbart justerade blir de omedelbart gällande och måste följas. I annat fall gäller de inte förrän protokollet justerats. 

§ 9. Det är lämpligt för föreningens fortsatta arbete, men alls inte nödvändigt för grundandet, att mötet fastställer en åtminstone skissartad verksamhetsplan och budget. Ett sådant beslut är ett direktiv till styrelsen som styrelsen måste följa.

§ 10. För att den nybildade föreningen ska kunna anta medlemmar måste mötet fastställa den årliga medlemsavgiften.

§ 11, § 12, § 13 och § 14. Under dessa punkter väljs föreningens ledning och övriga funktionärer. Interimsstyrelsen lägger likt en valberedning fram förslag.  

§ 15. Med ovanstående har alla de viktiga besluten fattats och mötet kan avslutas.

Innan grundandet är klart återstår dock en mycket viktig sak, att färdigställa protokollet med dess bilagor (röstlängd och stadgar).

Protokollet från föreningens konstituerande möte är beviset för att föreningen blivit till, att dess stadgar är giltiga och att styrelsen har rätt att representera föreningen. Protokollet är föreningens viktigaste dokument Det motsvarar registreringsbeviset hos andra typer av organisationer. Den nya styrelsen behöver det för att kunna skaffa organisationsnummer, bankkonto med mera. Protokollet skrivs av mötessekreteraren och undertecknas sedan av ordföranden och sekreteraren och av de två justeringsmännen. Dessa fyra har därmed juridiskt gått i god för att protokollet är korrekt.

"Protokollet från föreningens konstituerande möte är beviset för att föreningen blivit till."

Som framgått av ovanstående har interimsstyrelsen en hel del att förbereda inför konstituerande mötet.  Exakt vad det är ska vi titta närmare på i nästa avsnitt i serien ”Starta ideell förening”.

Du kan också läsa mer om hur man bildar en ideell förening på sidan "Så startar ni en ideell förening" på min hemsida www.voluntarius.com.

Inga kommentarer: