Optimala föreningsstyrelser

Hur styrelsen i en ideell förening ska se ut och arbeta kan variera beroende på varje förenings unika omständigheter. Men även om det inte finns en modell som passar alla styrelser, finns det mycket som är eller bör vara gemensamt hos alla. Här har jag samlat några råd som gör de flesta styrelser mer välfungerande. Något för både valberedning och styrelse att tänka på.

För att vara optimal ska en styrelse i en ideell förening inte ha färre än fem ordinarie ledamöter och inte fler än sju. Då blir styrelsearbetet, diskussionerna och besluten bättre.

I den optimala styrelsen har ledamöterna goda kunskaper om föreningens ändamål, organisation, ekonomi och verksamhet. Förutom en bred allmänkompetens i styrelsen bör några ledamöter ha sådan specialkompetens styrelsen behöver. 

Den optimala styrelsen består - så lång föreningens omständigheter medger - av personer med olika bakgrund, erfarenhet, inriktning och personlighet. Det är viktigt att styrelsen i stort avspeglar medlemmarna och deras intressen.

Den optimala styrelsen är ett team av jämlikar ledd av ordföranden. Den måste vara samspelt och ha en gemensam uppfattning om styrelsens och ledamöternas roll och ansvar och om hur man fattar beslut.

Den optimala styrelsen fattar majoritetsbeslut baserade på goda underlag och en fri diskussion där var och en ges tillfälle att framföra sin åsikt. 

Den optimala styrelsen har civilkurage. Inom ramen för stadgarna och årsmötets beslut fattar den de beslut som behövs för att utveckla organisation och verksamhet eller för att skydda föreningens intressen.

Den optimala styrelsen sammanträder minst fem gånger om året för att styra föreningen. I små föreningar krävs också tidsinsats för att förvalta och driva föreningen, i större delegeras detta till anställd chef. Den som sitter i en optimal styrelse i mindre förening bör räkna med att bidra med runt 160 timmar om året.

I den optimala styrelsen utgår inget styrelsearvode, men givetvis ersätts alla nödvändiga utlägg.

I den optimala styrelsen deltar suppleant (ersättare) i styrelsen endast då ordinarie ledamot har förhinder. Introduktion till styrelsearbetet ges suppleanterna vid det särskilda möte som styrelsen håller i början av manadataperioden för att diskutera sig samman och besluta om arbetsmetoder, delegationsordning m.m. Suppleanter får sedan alla utskick som går till styrelsen.

 

Starta ideell förening 6: Genomtänkt start ofta nödvändig

Detta är sjätte och sista avsnittet i serien om hur man startar en ideell förening. Det bygger vidare på tidigare avsnitt och handlar om genomtänkt föreningsstart och om vad man bör tänkta på då.

Den interimsstyrelse som vill ge sin kommande förening en bättre chans att överleva, frodas och växa och som vill minska risken för onödiga framtida problem ska satsa på genomtänkt föreningsstart. Den extra tid det tar får förening och kommande styrelser tillbaka många gånger om.

Interimsstyrelsen bör satsa på genomtänkt föreningsstart även om den redan har en klar idé om vad föreningen ska göra och hur den ska arbeta. Det enda undantaget från genomtänkt start är när snabbstart är möjlig, se Starta ideell förening 5: Snabbstart ibland möjlig 

Genomtänkt föreningsstart innebär att noga tänka igenom vad den tilltänkta föreningen ska uträtta, hur den ska göra det och hur den därför måste vara uppbyggd, fungera och finansieras. Det uttänkta måste vara jordnära och konkret.  Annars blir slutresultatet inte en fungerande förening.

”Genomtänkt föreningsstart innebär att noga tänka igenom vad den tilltänkta föreningen ska uträtta, hur den ska göra det och hur den därför måste vara uppbyggd, fungera och finansieras.”

Som vi såg i Starta ideell förening 4: Interimsstyrelsens uppgifter ska interimsstyrelsens tankemödor mynna ut i ett stadgeförslag. Det är när konstituerande mötet antar detta som föreningen får sin uttänkta form.

Genomtänkt föreningsstart är alltså att skräddarsy en förening så att den ska fungera väl i sin miljö och med sina omständigheter. Detta arbete kan vi kalla att ”designa” en förening.

Att designa en förening är förvisso ingen etablerad föreningsterm, men uttrycker ganska väl vad det är fråga om. Inte minst påminner det oss om att föreningar inte får sin goda form av en slump, utan genom en medveten konstruktion.

Frågor att besvara

Vid föreningsdesign ska interimsstyrelsen ge bra svar på fyra grundläggande designfrågor:

1. Vad ska föreningen åstadkomma? För vem? Varför? Hur? Svaren blir föreningens ändamål. 
2. Vilken specifik verksamhet ska föreningen bedriva för att uppfylla verksamhetsidén? Vilken ska målgruppen vara? Var? Vem kan göra det? Hur ska det göras? Kommer det föreningen gör att anses tillräckligt viktigt för att dra till sig aktiva, medlemmar och intresse? 
3. Vilka förnybara resurser kan föreningen mobilisera för att driva verksamheten? Hur? 
4. Med de givna svaren, vilken föreningsstruktur (modell) måste föreningen då ha för att lyckas? 

De svar interimsstyrelsen ger måste tillsammans ge föreningen en fungerande helhet, och om de inte gör det måste de justeras till dess att de gör det. Interimsstyrelsen kan till exempel inte fastna för en verksamhet som föreningen inte kommer att ha resurser till, eller som inte uppfyller ändamålet.

Ytterligare ett viktigt krav måste ställas: Det designade måste vara enkelt. Det gäller såväl de enskilda komponenterna som helheten. I ideella föreningar är det bara det enkla som kan fungera på avsett sätt år ut och år in.

Den som gör om en förening kan pröva idéerna med försöksverksamhet. Även vid föreningsstart hade det varit bra, men det är inte praktiskt möjligt. Därför måste interimsstyrelsens mål vara att få saker och ting åtminstone grundläggande rätt. Finputsning och justeringar får sedan göras av kommande årsmöten eller styrelser.

Innan interimsstyrelsen tar itu med stadgarna bör den fundera över hur föreningens organisation ska se ut: Var ska föreningen lokaliseras (dess säte)? Vilken geografiskt utbredning ska den ha? Hur ska den organiseras i stort?  Glöm då inte att beakta det jag skrev om dessa aspekter i Starta ideell förening 5: Snabbstart ibland möjlig. 

Interimsstyrelsens föreningsdesign bör dokumenteras, kanske i form av en PM eller en grafisk skiss. Den behövs som underlag för presentationen på konstituerande mötet och bör sedan överlämnas till den valda styrelsen.

Vid det här laget har interimsstyrelsen allt underlag den behöver för att ta fram sitt förslag till stadgar. Tillämpliga delar av designen ska omvandlas till paragrafer så att föreningen får sin egen specifika karaktär.

Stadgarnas övergripande uppgift är att – i en lämplig föreningsjuridisk form baserad på god föreningssed – ge föreningen stabilitet och tydlighet så att den blir lättarbetad för styrelsen och förutsägbar för medlemmarna.  

När stadgarna är klara tar interimsstyrelsen tag i övriga beslutsförslag och förberedelser så som beskrivits i Starta ideell förening 4: Interimsstyrelsensuppgifter. 

”Stadgarnas övergripande uppgift är att – i en lämplig föreningsjuridisk form baserad på god föreningssed – ge föreningen stabilitet och tydlighet så att den blir lättarbetad för styrelsen och förutsägbar för medlemmarna.”

Nedan följer ytterligare några kommentarer om var och en av de fyra grundläggande designfrågorna: Ändamålet, verksamheten, resurserna och strukturen.

Ändamålet

Allt inom en förening vilar på ändamålet, föreningens skäl att finnas till. Därför ska interimsstyrelsen börja med det. Diskussionen ska resultera i ett förslag till ändamålsparagraf. För mer om ändamålets betydelse, se Ändamålet är stadgarnas viktigaste paragraf 

Ändamålet ska på ett kortfattat, tydligt och mobiliserande sätt tala om vad föreningen är till för, alltså vilken medlems- eller samhällsnytta den ska göra. Det ska svara på frågor som: Vad ska föreningen åstadkomma? För vem? Varför? Hur? Det handlar om några rader bara, men noga genomtänkta. Det ska vara lätt att komma ihåg.

Ändamålet vägleder föreningens arbete. Det är ett direktiv som såväl årsmöte som styrelse måste följa. Därför ska ändamålet ha följande kvaliteter:

• Det ska vara konkret. Ändamålet ska leda till handling och ska sedan vägleda denna handling. Det får därför inte vara för allmänt eller för vagt. Det ska inte vara någon önskelista, framtidsdröm eller vision.
• Det ska vara fokuserat. Om ändamålet är för brett och omfattande ger det ingen ledning. Föreningen riskerar då att sprida sina resurser för tunt.
• Det ska vara genomförbart med medlemmar och/eller med de resurser som föreningen normalt kan mobilisera. Annars är ändamålet bara goda intentioner.
• Det är inte ett handlingsprogram. Ändamålet ska inte vara tidsbegränsat eller innehålla en lista på aktiviteter.

Verksamheten

Näst efter ändamålet är verksamheten det viktigaste. Det är genom att utveckla och kontinuerlig driva en verksamhet som en förening blir relevant, lever upp till sitt ändamål, drar till sig medlemmar och kan växa sig stark. Det är vad den gör och uträttar och hur den gör det som ger föreningen dess unika profil i ögonen på medlemmar, sympatisörer, allmänhet och myndigheter.

”Det är genom att utveckla och kontinuerlig driva en verksamhet som en förening blir relevant, lever upp till sitt ändamål, drar till sig medlemmar och kan växa sig stark.”

Generellt sett skapas ideella föreningar för att ta sig an något för medlemmarna viktigt som annars inte blir gjort. Detta ogjorda är typiskt något som den enskilde inte kan göra på egen hand eller inom familjens ram, utan som kräver en organisations styrka för att kunna göras, och som företag, stat och kommun inte kunnat eller velat göra. Föreningar fyller viktiga hål i samhällsutbudet, helt enkelt.

Men hål kan fyllas på många olika sätt. Det sätt man gör det på påverkar hur verksamheten, föreningen och föreningens medlemmar ska se ut. Den blivande föreningens typ är därför mycket viktig att beakta vid val både av ändamål och av verksamhet. Se särskild artikel om detta: Det finns tre grundtyper av ideella föreningar.

Följande enkla exempel visar skillnaderna mellan de tre grundtyperna av föreningar och hur man kan resonera kring dem när man fastställer sin ideella förenings ändamål och verksamhet.

Säg att en grupp människor vill bilda en förening för att göra något åt ett visst samhällsproblem, till exempel alkoholismens negativa följder. De kan då utifrån för gruppen gemensamma behov eller engagemang eller andra aspekter välja åtminstone tre helt olika angreppssätt:

1. Förändra sig själva.
2. Förändra samhället.
3. Hjälpa alkoholismens offer.

I det första fallet måste de bilda en förening för ömsesidig nytta (medlemmarna hjälper varandra). I det andra fallet en kampanjdrivande förening (medlemmarna söker ändra samhället). Och i det tredje fallet en tjänstelevererande förening (medlemmarna hjälper utomstående).

Först när man fastställt vilken grundtyp den blivande föreningen ska tillhöra kan man komma fram till vilken verksamhet som ska bedrivas och hur.

En föreningens verksamhet måste alltid vara helt i enlighet med ändamålet. Det är ett juridiskt krav. Ett lika nödvändigt praktiskt krav är att verksamheten måste bygga på föreningens medlemmar och kunna utföras inom föreningens ram och resurser.

För att kunna bli framgångsrik måste verksamheten ges en enkel, tydlig och effektiv struktur.

Resurser

Föreningen behöver resurser för att kunna existera och för att kunna driva sin verksamhet. Vilka förnybara resurser kommer den att fortlöpande kunna mobilisera? Hur? Detta måste interimsstyrelsen ge svar på.

I min bok Professionell ideell påpekade jag att ideella föreningar får sina resurser genom att:

1. Mobilisera egna krafter: Medlemmarnas engagemang, kompetens och ansträngningar är föreningens primära resurs för såväl föreningsdrift som verksamhet. Medlemskraft är grunden för föreningens existens.
2. Skapa egna resurser: Medlemmarna kan med ideellt arbete skapa såväl permanenta resurser åt föreningen som ge den intäkter.  Exempel på det förra är föreningsbyggda lokaler och på det senare basarer, fester och försäljning.
3. Nyttja andras resurser: Genom att samarbeta med till exempel studieförbund eller företag kan föreningar få tillgång till möteslokal, kontorsutrustning, expertis och annat som behövs för verksamheten.
4. Nyttja andras pengar: Att söka ekonomiskt stöd utifrån är vanligt bland till exempel idrottsföreningar som önskar sponsring från företag och hjälporganisationer som samlar in pengar från allmänheten.

Metoderna är rangordnade efter hur strategiskt viktiga de är för en förenings framgång. Att mobilisera egna krafter, det vill säga medlemmarna, är den absolut viktigaste.

De flesta ideella föreningar är designade för att klara sig bra på de resurser som medlemmarna erbjuder eller som de kan mobilisera. Ibland kompletteras detta med ett tämligen marginellt kommunalt stöd. Vissa typer av föreningar får ett större offentligt stöd, men endast ett fåtal finansieras helt eller till största delen av bidrag.

Det normala är alltså att ideella föreningar står på egna ben. Egenresurser är en viktig del av den ideella logiken. De tillsammans med demokrati utgör själva kärnan i föreningsmodellen. Att föreningar på så sätt hämtar sina resurser från sina medlemmar gör dem starka, stabila och långlivade.

Det som gör det möjligt för ideella föreningar att på detta sätt stå på egna ben är att de till skillnad från andra organisationer har ringa behov av pengar för att bli till och verka. Ett visst behov finns naturligtvis, men för de allra flesta föreningar är pengar inte avgörande för framgång. De är smörjmedel, inte bygg- och drivmedel.

Som vi sett ovan är medlemmarnas ideella arbete den helt avgörande resursen för ideella föreningar. Genom att göra mesta möjliga av denna obetalda och förnybara resurs kan de startas utan investeringskapital och sedan drivas till extremt låga kostnader. Det är i själva verket medlemmarnas gemensamma, obetalda ansträngningar som är skälet till att ideella föreningar kan nå mål och ta sig an verksamheter som andra organisationstyper inte kan eller skyr.  Medlemskraft är föreningarnas främsta konkurrensfördel gentemot andra typer av organisationer.

Det ideella engagemanget har fler betydelsefulla fördelar för föreningarna:

• Det är starkt engagerande. Det skapar starka band mellan medlem och förening och mellan medlemmarna.
• Det utövas på fritiden och konkurrerar därför inte med medlemmarnas yrkesarbete.
• Det är obetalt. Det är medlemmarnas främsta bidrag till sin förening.
• Det är lågintensivt. Det handlar normalt i snitt om tre till fyra timmars arbete i veckan främst under terminerna. Under storhelger och semestertider ligger det mesta ideella arbetet nere. 
• Tack vara att det är starkt engagerande, utövas på fritiden och är lågintensivt är det uthålligt.

Ideellt arbete passar till lågintensiv, punktvis verksamhet som utövas kortare perioder. Tänk frivillig brandkår eller sjöräddning. Det passar däremot inte alls för en högintensiv verksamhet på fortlöpande basis. För det krävs anställda.

Det ideella arbetet blir starkt om behoven av det är stora och tydliga, men förflyktigas snabbt om behoven blir små. För att bli framgångsrik måste en förenings verksamhet därför konstrueras så att den är ständigt beroende av medlemmarnas ideella arbete. För en förening med anställda innebär detta att dessa under inga omständigheter får göra sådant som ersätter eller på annat sätt minskar det ideella arbetet.  Deras närvaro ska tvärt om bidra till att öka det. Annars skadar de föreningen.

Ideellt arbete har burit upp föreningslivet i alla tider. Det är förvisso väletablerat. Men det uppstår inte av sig självt. Det måste organiseras fram. Ideella är i starkt behov av organisation och inspirerande ledarskap. Att detta tillhandahålls är styrelsens ansvar.

Och nu till föreningens behov av ekonomiska resurser.

Alla föreningar har visst behov av pengar. Om inte annat så för att täcka de grundläggande föreningskostnaderna, alltså kostnaderna för medlemmarna (uppbörd, register och information), demokrati och ledning (årsmöte, styrelse och revision), administration och bokföring. 

De grundläggande föreningskostnaderna ska betalas av alla medlemmar solidariskt. Det sker med medlemsavgiften.

För lokala föreningar är de grundläggande föreningskostnaderna inget större problem. På grund av korta avstånd mellan medlemmarna och möjligheten att göra det mesta med ideellt arbete har de låga kostnader för såväl föreningsdrift som demokrati.  Medlemsavgiften kan därför vara låg.

Värre är det för de enkla föreningar (inte förbund alltså) som etablerat sig på regional eller nationell nivå. En sådan är svagare som förening och måste samtidigt bära avsevärt högre kostnader för demokrati och ledning. Den måste därför antingen ta ut mycket höga medlemsavgifter eller klara av att finansiera de grundläggande föreningskostnaderna på annat sätt. Den bästa lösningen både på demokratiproblemet och finansieringen är att organisera sig som ett förbund.

I föreningar av organisationer (som ju inte ingår i målgruppen för den här artikeln) är ideellt arbete inte är möjligt. Där utförs föreningens arbete istället av anställda. Åtminstone grundbemanningen av dessa måste medlemmarna solidariskt finansiera.

Normalt behövs också pengar till verksamhet. Många föreningar klarar sig utan (eller kan låna) verksamhetslokal och kommer undan med låga kostnader. Andra däremot har höga eller till och med mycket höga verksamhetskostnader. Verksamhet som är centrala för att uppfylla ändamålet ska normalt betalas av alla medlemmarna tillsammans, till exempel som del av medlemsavgiften. Andra verksamheter kan betalas av nyttjarna.  Dessa kan drivas med vinst som ett sätt att finansiera föreningen.

Föreningsstruktur

Här bara några korta tillägg till vad som sagts ovan om vad interimsstyrelsen bör beakta vid valet av föreningsstruktur.

Ideell förening är den lämpligaste organisationsformen för att mobilisera enskilda medlemmars engagemang och förmåga. Men den är inte den lämpligaste formen för ideell verksamhet som bygger på pengar, personal och volontärer och/eller på management och expertstyrning. Där är stiftelseformen mycket bättre.

Man ska heller inte starta en ideell förening om syftet främst är att tjäna pengar. Då är företag den rätta formen.

Föreningar består av medlemmar som har ändamålet gemensamt.  Utöver detta grundläggande krav finns den praktiska aspekten att de aktiva faktiskt måste trivas med varandra för att föreningen ska kunna fungera. När redan aktiva medlemmarna lockar till sig kommande aktiva gäller i praktiken modellen "kaka söker maka". Den som avviker från den redan etablerade gruppen blir normalt inte långvarig. Det handlar inte om diskriminering, det handlar om föreningskultur. Därför, om interimsstyrelsen vill skapa en förening där de aktiva inte bara är kvinnor eller män, pensionärer eller ungdomar, infödda eller invandrare, utan är en blandning av allt detta, då måste den främja en sådan föreningskultur redan från start. När kulturen väl satt sig är den nämligen svår att ändra.

Denna serie om hur man bildar en ideell förening består av följande avsnitt:

1. Starta ideell förening 1: Grundandet
2. Starta ideell förening 2: Interimsstyrelsen
3. Starta ideell förening 3: Konstituerande mötet
4. Starta ideell förening 4: Interimsstyrelsens uppgifter
5. Starta ideell förening 5: Snabbstart ibland möjlig
6. Ändamålet – stadgarnas viktigaste paragraf
7. Det finns tre grundtyper av ideella föreningar
8. Starta ideell förening 6: Genomtänkt start ofta nödvändigt

(c) Christer Leopold

Publicerad 2020-05-22, uppdaterad 2024-01-23

Ändamålet – stadgarnas viktigaste paragraf

Ändamålet, i många ideella föreningar idag ganska bortglömt, är stadgarnas viktigaste paragraf, grundvalen för hela föreningen och den blinkande fyr som ska vägleda styrelsens och årsmötets arbete och beslut. Här förklarar vi varför.

Föreningar är organiserat samarbete för ett visst ändamål. Det är för detta ändamål människor gått samman, startat och driver föreningen. Ändamålet är skälet till att föreningen finns till.

Ändamålet (eller syftet) återfinns i föreningens ändamålsparagraf, vanligen paragraf två i stadgarna. En ideell förening måste ha ett utsagt ändamål för att juridiskt bli till och för att fortsätta finnas till. Ändamålet är stadgarnas absolut viktigaste paragraf och föreningens viktigaste styrdokument.

Medvetenheten om ändamålets roll och betydelse är tyvärr låg i dagens Föreningssverige. Ändamålet ses mer som en formalitet än som verkligt styrande. Men det är ingen formalitet:

• Ändamålet definierar föreningen juridiskt, men också praktiskt genom att tala om vad föreningen är till för, vad den vill åstadkomma, dess självpåtagna uppdrag.

• Ändamålet är en överenskommelse. Det preciserar vad medlemmarna samarbetar om, vad de är överens om att föreningen ska åstadkomma.

• Ändamålet är en juridisk grundval. Det binder föreningen och dess företrädare vid en uppgift, ett mål och ger därmed ramen för vad den får syssla med. Varken årsmöte eller styrelse har rätt att fatta beslut som går mot ändamålet eller faller utanför dess ramar. 

• Ändamålet sätter gränser. Det styr vad föreningen, dess styrelse, aktiva medlemmar och eventuella anställda ska göra och får göra. 

• Ändamålet är en vägledning. Det hjälper årsmöte och styrelse att hålla rätt kurs.

• Ändamålet är en utfästelse. Det är föreningens löfte till medlemmarna (och det som lockar dem att bli medlemmar), men också till omvärlden: Det här står vi för, finns till för, ska vi göra! 

• Ändamålet är en specialisering. Det förklarar vad föreningen ska göra och därmed också vad den inte ska göra. Det ger föreningen dess strategiska fokus och begränsar vad den och dess resurser kan användas till.

• Ändamålet ger föreningen dess profil och gör det möjligt för den att utveckla den kompetens den behöver för att förverkliga det. 

• Ändamålet är den måttstock som föreningens verksamhet och styrelsens och årsmötets beslut och åtgärder ska mätas mot.

Med tanke på dess stora betydelse är det nödvändigt att ändamålet vid föreningsstarten ges rätt innehåll och rätt form.

Det ska på ett kortfattat, tydligt och mobiliserade sätt tala om vad föreningen är till för, alltså vilken medlems- eller samhällsnytta den ska göra. Det ska svara på frågor som: Vad ska föreningen åstadkomma? För vem? Varför? Hur?

För att kunna fungera styrande måste ändamålet vara kortfattat, några få rader bara, lätta att ha i huvudet. Det ska beskriva kärnan i föreningens uppdrag, inte urarta till en lång lista av ”måsten” och aktiviteter.

Ändamålet är inte ett handlingsprogram och är inte tidsbegränsat. Handlingsprogram  komma och gå, men ändamålet ska i princip bestå hela föreningens livstid.

Den här artikeln ingår i serien om hur man bildar en ideell förening :

1. Starta ideell förening 1: Grundandet
2. Starta ideell förening 2: Interimsstyrelsen
3. Starta ideell förening 3: Konstituerande mötet
4. Starta ideell förening 4: Interimsstyrelsens uppgifter
5. Starta ideell förening 5: Snabbstart ibland möjlig
6. Ändamålet – stadgarnas viktigaste paragraf
7. Det finns tre grundtyper av ideella föreningar
8. Starta ideell förening 6: Genomtänkt start ofta nödvändigt

(c) Christer Leopold

Publicerad 2019-11-01, uppdaterad 2024-01-23