Optimala föreningsstyrelser

Hur styrelsen i en ideell förening ska se ut och arbeta kan variera beroende på varje förenings unika omständigheter. Men även om det inte finns en modell som passar alla styrelser, finns det mycket som är eller bör vara gemensamt hos alla. Här har jag samlat några råd som gör de flesta styrelser mer välfungerande. Något för både valberedning och styrelse att tänka på.

För att vara optimal ska en styrelse i en ideell förening inte ha färre än fem ordinarie ledamöter och inte fler än sju. Då blir styrelsearbetet, diskussionerna och besluten bättre.

I den optimala styrelsen har ledamöterna goda kunskaper om föreningens ändamål, organisation, ekonomi och verksamhet. Förutom en bred allmänkompetens i styrelsen bör några ledamöter ha sådan specialkompetens styrelsen behöver. 

Den optimala styrelsen består - så lång föreningens omständigheter medger - av personer med olika bakgrund, erfarenhet, inriktning och personlighet. Det är viktigt att styrelsen i stort avspeglar medlemmarna och deras intressen.

Den optimala styrelsen är ett team av jämlikar ledd av ordföranden. Den måste vara samspelt och ha en gemensam uppfattning om styrelsens och ledamöternas roll och ansvar och om hur man fattar beslut.

Den optimala styrelsen fattar majoritetsbeslut baserade på goda underlag och en fri diskussion där var och en ges tillfälle att framföra sin åsikt. 

Den optimala styrelsen har civilkurage. Inom ramen för stadgarna och årsmötets beslut fattar den de beslut som behövs för att utveckla organisation och verksamhet eller för att skydda föreningens intressen.

Den optimala styrelsen sammanträder minst fem gånger om året för att styra föreningen. I små föreningar krävs också tidsinsats för att förvalta och driva föreningen, i större delegeras detta till anställd chef. Den som sitter i en optimal styrelse i mindre förening bör räkna med att bidra med runt 160 timmar om året.

I den optimala styrelsen utgår inget styrelsearvode, men givetvis ersätts alla nödvändiga utlägg.

I den optimala styrelsen deltar suppleant (ersättare) i styrelsen endast då ordinarie ledamot har förhinder. Introduktion till styrelsearbetet ges suppleanterna vid det särskilda möte som styrelsen håller i början av manadataperioden för att diskutera sig samman och besluta om arbetsmetoder, delegationsordning m.m. Suppleanter får sedan alla utskick som går till styrelsen.

 

Otillåtet tvinga SSF-ordföranden avgå

Svenska Simförbundets styrelse tvingade enligt uppgift ordföranden Ulla Gustavsson att avgå. Detta är inte tillåtet. Det är odemokratiskt, bryter mot stadgarna och har skadat förbundet. Det är ett negativt exempel som skadat allt demokratiskt föreningsliv.

Får man tro styrelsen avgick Ulla Gustavsson efter eget beslut. Men själv säger hon att styrelsen tvingade henne att avgå. (Se Lars Liljegrens krönika Att mala ner en duktig idrottsledare i Idrottens Affärer.) Det senare är troligast. Se styrelsens pressmeddelande nedan.

God föreningssed är föreningslivets nedärvda, samlade erfarenhet om hur man konstruerar och driver ideella föreningar demokratiskt och framgångsrikt. Det är den norm som alla ideella föreningar ska följa.

Att medlemmarna i en förening inte bara kan tillsätta, utan också avsätta sina förtroendevalda tillhör kärnan i föreningsdemokratin och därmed i god föreningssed. Valets vem, när och hur (och därmed vem som kan avsätta) ska framgå av stadgarna.

En förtroendevald har rätt att lämna sitt uppdrag i förtid. Men det ska då alltid ske helt efter eget beslut.

En styrelse får inte avsätta någon av de egna ledamöterna. Inte heller får den tvinga eller pressa någon att avgå. Att göra det är ett odemokratiskt maktmissbruk och ett brott mot stadgarna. En styrelse som bryter mot stadgarna ska på kommande årsmöte normalt förvägras ansvarsfrihet och omval. En förening som inte vidtar åtgärder mot sin odemokratiska styrelse riskerar att själv ses som odemokratisk. Odemokratiska föreningar brukar normalt inte kunna erhålla statliga eller kommunala bidrag.

Styrelsen i en demokratisk förening kan alltså aldrig avsätta eller tvinga bort sin ordförande eller någon annan styrelseledamot. Det kan endast den församling göra som valt henne. 

I Svenska Simförbundet är det SSF-mötet som väljer förbundets ordförande och styrelse och därmed kan avsätta dem. Om styrelsens majoritet velat se sin ordförande avsatt skulle den alltså inte ha agerat på egen hand utan istället inkallat ett extra SSF-möte för detta. Huruvida mötet då skulle ha gått på styrelsens linje är naturligtvis långt ifrån säkert.

Styrelsens motiv för att tvinga bort sin ordförande framgår av dess pressmeddelande Ulla Gustavsson avgår som ordförande för Svenska Simförbundet. Jag tänkte ge läsarna en länk till det, men kan inte längre hitta det på Simförbundets hemsida. Här är dock hela meddelandet:

"Efter senaste dagarnas debatt kring flickor och slöjbärande inom idrotten, har Ulla Gustavsson idag valt att avgå som ordförande för Svenska Simförbundet.

 - Ulla Gustavsson har ett stort hjärta för Svensk Simidrott, och vi är tacksamma för det arbete som hon har lagt ner i rörelsen, såväl nationellt som internationellt. Men Svenska Simförbundets styrelse tar den senaste tidens debatt på stort allvar, och har kommit till slutsatsen att det inte längre finns förutsättningar för Ulla Gustavsson att framgångsrikt leda Svenska Simförbundet, säger Stefan Persson, vice ordförande i Svenska Simförbundets styrelse. Ulla Gustavsson har därför valt att avgå som styrelseordförande. Hennes personliga uppfattningar och uttalanden står i kontrast till Svenska Simförbundets strategi och grundsyn, att alla barn ska få plats i vår verksamhet på lika villkor. 

Stefan Persson, vice ordförande, går in som tillförordnad ordförande för Svenska Simförbundet fram till årsmötet våren 2020."

Med den här formuleringen medger styrelsen indirekt att den tvingat bort sin ordförande:

"Men Svenska Simförbundets styrelse tar den senaste tidens debatt på stort allvar, och har kommit till slutsatsen att det inte längre finns förutsättningar för Ulla Gustavsson att framgångsrikt leda Svenska Simförbundet."

Men som framgår ovan, det är inte styrelsens uppgift att avgöra om ordföranden har förutsättningar att fortsätta leda förbundet eller inte, det är SSF-mötets. Styrelsen har inte mandat att fatta ett sådant beslut och än mindre att i förbundets namn kommunicera det till omvärlden. Bägge dessa är stadgebrott.

Skälet till styrelsens slutsats är enligt pressmeddelandet:

"Hennes personliga uppfattningar och uttalanden står i kontrast till Svenska Simförbundets strategi och grundsyn, att alla barn ska få plats i vår verksamhet på lika villkor."

Denna anklagelse är ganska vag och svag. "Personliga uppfattningar och uttalanden" kan mycket väl vara skäl för en valförsamling att inte välja en kandidat. Man väljer ju personer man har förtroende för. Men det räcker knappast för att avsätta en redan förtroendevald. När en kongress avsätter en förbundsordförande, vilket är ganska sällsynt, handlar det normalt om betydligt allvarligare frågor.

Ordföranden anklagas alltså för att beträffande barnverksamheten hysa en annan åsikt än den som återfinns i Svenska Simförbundets "strategi och grundsyn". För att bedöma sakfrågan måste man då jämföra Ulla Gustavssons uttalanden i media med innehållet i de dokument som innehåller simförbundets "strategi och grundsyn". Första steget blir då att identifiera och läsa dessa dokument.

Enligt god föreningssed och normal föreningsjuridik ska ett förbunds grunddokument vara förankrade i stadgarna och eller stadgeenligt antagna av den högsta beslutande församlingen. Först då gäller de för alla medlemmar.

Kärnan i ett förbunds grundsyn ska finnas i ändamålsparagrafen. I Svenska Simförbundets stadgar är ändamålsparagrafen tyvärr mycket knapphändig och närmast teknokratisk.Att döma av den har förbundet ingen grundsyn. För den här diskussionen finns alltså inget att hämta där.

Tyvärr saknar stadgarna också i övrigt referenser till några grundläggande dokument som ska beslutas av SSF-mötet och som såväl styrelsen som förbundet i sin helhet har att följa. Stadgarnas § 124 anger vilka ärenden som ska behandlas på SSF-mötet. Inget nämns där om fastställandet av vare sig strategi, grundsyn eller annan policy. Även om det alltid finns utrymme att ta sådana beslut som motioner eller propositioner, försvagas givetvis styrelsens kritik ovan av att förbundet helt tycks sakna stadgeförankrade policydokument.

På Svenska Simförbundets hemsida fanns när jag sökte ingen rubrik "strategi och grundsyn". På "grundsyn" blev det noll träffar. Jag kunde inte heller hitta någon av SSF-mötet antagen nu gällande strategi för förbundet.

En huvudflik på hemsidan kallas "Strategi 2025".  Där kan man leta sig fram till ett pdf-dokument som kallas "Strategi 2025 - Svensk simidrott". Detta verkar inte vara ett antaget dokument, utan är snarare ett pågående påverkansprojekt. Under samma flik kan man också hitta "Verksamhetsinriktning 2018-2019".  I en inledningen anges att detta dokument bland annat bygger på en "Vision 2025" som styrelsen antog i juni 2017. Var på hemsidan man kan läsa den visionen har jag inte kunnat klura ut. Inget av detta förefaller dock vara av SSF-mötet beslutad policy och tillämpliga här.

Under fliken "Svenska Simförbundet" däremot hittade jag äntligen rubriken "Riktlinjer/Policys". Där har förbundet samlat "de olika strategier och policys som Svenska Simförbundet arbetar enligt." Märkligt nog är de bara tre stycken: Digital hantering, Jämställdhetsprogram och Sexuella övergrepp. Det är knappast dessa tre styrelsen syftar på i sitt pressmeddelande.

Det verkar alltså som att det inte finns någon av SSF-mötet fastställd "strategi och grundsyn" som ordföranden kan ha avvikit ifrån. Styrelsens anklagelser faller därför platt till marken. Men även om styrelsen haft rätt så hade den inta kunnat tving bort sin ordförande.

Negativa konsekvenser för oss alla
Det som skett i Svenska Simförbundet har inte bara skadat förbundet självt utan hela Föreningssverige. 

Efter det här (och en liknande händelse inom Socialdemokraterna) är det en mer eller mindre etablerad falsk sanning inom massmedia att en styrelse kan avsätta sin ordförande, vilket den alltså inte kan. 

Händelsen är också på väg att etableras ett falskt prejudikat som maktmissbrukare kan hänvisa till när de rensar ut motståndare ur styrelsen. Beteendet undergräver efterlevnaden av stadgarna och därmed föreningsdemokratin och vad värre är, vår gemensamma uppfattning om vad som är god föreningssed.

Med tanke på detta har Svenska Simförbundet och ytterst Riksidrottsförbundet en skyldighet mot sina medlemmar och mot övriga Föreningssverige att tydligt klargöra att styrelsen i Simförbundet inte hade rätt tvinga bort sin ordförande.

Att demokratin då och då försvagas i våra stora förbund är tyvärr inget ovanligt. Detta har stora spridningseffekter. Därför är det viktigt för förbundet självt och dess medlemmar, för Sverige som demokratisk land och för svenskt föreningslivs framtid att de demokratiska krafterna i sådana förbund, ja att vi alla, kämpar emot. Föreningsdemokratin är inte självklar, den måste försvaras!

En föreningsstyrelse har begränsad makt

Det är inte ovanligt att styrelsens makt i ideell förening överskattas. Det sker ofta i media, men ibland även bland föreningsaktiva och inom styrelser, som då tar sig mer makt än de har. Det kan bero på misstaget att tro att en föreningsstyrelse skulle ha samma makt som en bolagsstyrelse. Men ideella föreningar är demokratiska. Där är det medlemmarna som har makten och som på årsmötet fattar alla tunga beslut. Det styrelsen har egen rätt att besluta om är begränsat. 

Att en ideell styrelse fattar ett beslut den inte har rätt till kan förvisso bero på medvetet maktmissbruk, men beror inte sällan på ren och skär okunnighet. Jag har stött på bägge varianterna. Enligt de spelregler som gäller för ideella föreningar ska årsmötet eller extra årsmötet i sådana situationer ta styrelsen i örat. Vid grova övertramp bör styrelsen avsättas med förvägrad ansvarsfrihet och en ny styrelse väljas. En möjlighet finns då för föreningen att utkräva skadestånd.

En viktig orsak till att föreningsstyrelsers makt överskattas är influenser från näringslivet. Börsnoterade aktiebolag utmålas allmänt som mest effektiva. Mot den bakgrunden är det kanske inte underligt, om än olyckligt, att en del ser dem som föredömen även för föreningar.

Besluts- och ledningsstrukturen i ideella föreningen är årsmöte, styrelse och ordförande. Aktiebolagets har samma uppsättning med tillägg av verkställande direktör (VD). Likheten beror på att aktiebolaget - i vart fall i detta avseende - konstruerats med föreningen som förebild. Men likheten är bedräglig, makten fördelas nämligen olika i de två strukturerna. Det beror på respektive organisationstyps särdrag.

Aktiebolaget är ett företag med specialiteten att kunna locka och med vinst belöna investerare. För att skapa vinst tvingas det vara effektivt. Föreningen har inga investerare och delar inte ut någon vinst. Dess särskilda specialitet - en följd av det unika demokratiska beslutsfattandet - är förmågan att mobilisera, engagera och organisera medlemmar. Att det demokratiska beslutsfattandet är långsamt är ingen nackdel; för föreningen är demokrati viktigare än effektivitet.

I det börsnoterade aktiebolaget sköter styrelse och VD företaget med hjälp av anställda. Aktieägarna varken förväntas eller får engagera sig. Tillsammans äger de bolaget, men det ägarinflytande som utövas på stämman är rätt begränsat. Stämmans viktigaste styrmedel är att välja rätt personer till styrelsen.

I föreningen däremot spelar medlemmarna huvudrollen, ja rent av alla roller. De samlas till årsmöte,  bland dem väljs styrelse, revisorer och andra funktionärer, de är de aktiva som som hjälper styrelsen med föreningens aktiviteter, och normalt utgör de också målgrupp för föreningens verksamheter. Utan medlemmarna ingen förening, inga resurser och ingen verksamhet.

Medan bolagsstyrelsen ser sina aktieägare - en för företaget noga räknat ganska extern resurs - en gång om året, är föreningsstyrelsen helt beroende av och involverad med sina medlemmar året om.

Sådana skillnader har enorm betydelse när stämman eller årsmötet samlas. I föreningen består mötet av personer som har avsevärt mycket större engagemang, insyn och direkt och indirekt inflytande på sin organisation än vad de gängse aktieägarna någonsin har. Medlemmen är brett intresserad av sin förening, aktieägaren bara av ägarfrågor. En annan viktig skillnad är att närvarande medlemmar har var sin röst på årsmötet, medan aktieägarna har röstetal i proportion till antalet aktier de kontrollerar, vilket givetvis innebär att storägare har stort inflytande och övriga litet.

Dessutom, hur makt och befogenheter fördelas i aktiebolag följer av aktiebolagslagen. Den ger en särskild roll och stark makt till styrelse och VD. Någon motsvarande lag för ideella föreningar finns inte. En förening regleras istället av sina egna stadgar och därutöver i första hand av god föreningssed. Dessa normkällor prioriterar demokrati och lägger därför makten hos årsmötet. För föreningsstyrelsen är också lagen om sysslomän tillämplig. Den håller också styrelsen ansvarig inför sin uppdragsgivare, årsmötet.

En enkel översikt över roller och befogenheter i det börsnoterade aktiebolag respektive den ideella föreningen ser ut så här:

• Stämmans/årsmötets roll: 
• I aktiebolaget: Trots att stämman är bolagets högsta beslutande församling har den en ganska begränsad roll eftersom aktiebolagslagen ger styrelse och VD stort mandat. Främst bevakar den aktieägarnas intresse gentemot företagsledningen. Dess främsta styrmedel är att tillsätta, övervaka och vid behov byta ut styrelsen. 
• I föreningen: Årsmötet är verkligen föreningens högsta beslutande församling. Den väljer, övervakar och vräker styrelsen och ger den bindande direktiv genom att fastställa ändamålet, stadgarna, strategin, verksamhetsplanen, budgeten, investeringar, policy, organisatoriska förändringar, medlemsavgiftens storlek med mera. 
• Styrelsens roll:  
• I aktiebolaget: Bolagsstyrelsen förvaltar och förräntar aktieägarnas kapital, utser och entledigar VD samt övervakar och vägleder dennes arbete. Den fastställer också bolagets planer och mål och beslutar om alla större investeringar. 
• I föreningen: Styrelsen förvaltar och leder föreningen inom ramen för stadgarna och årsmötets delegeringar och direktiv.
• Ordförandens roll:  
• I aktiebolaget: Styrelsens ordförande planerar, sammankallar och leder styrelsemötena och eventuellt verkställande utskott. Detta sker i samarbete med bolagets VD.
• I föreningen: Utöver att leda styrelsens arbete och tillsammans med styrelsen leda föreningens arbete så är ordföranden föreningens främste företrädare och talesman.
• Chefens roll:
• I aktiebolaget: Det börsnoterade aktiebolaget måste enligt lag ha en verkställande direktör underställd styrelsen. Det är en maktposition med stora befogenheter. VD leder och företräder företaget och kontrollerar ensam personal och resurser i hela organisationen.
• I föreningen: Även föreningar kan ha anställd chef. Jämfört med bolagets VD har han eller hon dock en mycket svag ställning då alla befogenheter är delegerade från styrelsen och alltså inte kan vara större än de befogenheter styrelsen har. 

Aktiebolaget är rätt organiserat för sin logik och sitt ändamål, ideella föreningen för sitt. Att efterapa aktiebolaget är alltså ingen lösning för föreningen eller vice versa, det skadar organisationen, gör den svagare.

Slutligen, om det behövs kan föreningen givetvis utöka styrelsens beslutsmandat. Det kan ske genom att i stadgarna ge styrelsen rätt besluta i vissa angivna frågor. Det kan också ske genom att årsmötet beslutar att till styrelsen delegera beslutanderätt i viss fråga. Sådan delegering är dock endast giltig om den inte strider mot stadgarna.

----------------
Anm. Det finns många varianter av demokratiska föreningar och även odemokratiska. Den variant jag tagit som exempel ovan är den absolut vanligaste typen av ideell förening. Den som är lokalt förankrad, samlar individer som medlemmar, har årsmöte och styrelse, men sällan någon anställd. Se till exempel Föreningar är demokrati.

Ännu en lokalavdelning försvinner i onödan

Friluftsfrämjandets lokalavdelning i Östhammar är på väg att läggas ner. Detta enligt Uppsala Nya Tidning (UNT) den 17 mars.

Vägen dit har varit den traditionella inom dagens krympande folkrörelser. Så här skriver tidningen:

Friluftsfrämjandet har fört en tynande tillvaro i Östhammars kommun de senaste åren. Först lades Alundas lokalavdelning ner och flyttades till Östhammar. Den har gången är det Östhammars tur. Föreningens styrelse kallade till informationsmöte 28 februari. Men ingen av lokalavdelningens 99 medlemmar dök upp på mötet.

Lokalavdelningens ordförande säger att under de fem, sex år som hon funnits med i styrelsen har föreningen varit ganska sovande förutom mulleverksamheten för barnen.

Eftersom ingen anmält intresse av att sitta i styrelsen så har styrelsen nu beslutat lägga ner lokalavdelningen efter årsskiftet.

Kanslichefen på Friluftsfrämjandet region Mälardalen säger:

Tyvärr är trenden att lokalavdelningarna försvinner från de små orterna. Intresset kring att åta sig styrelseuppdrag blir generellt mindre i alla föreningar. ... Människor blir allt mer individuella i sina aktiviteter och ser inte vikten av ett organiserat föreningsliv.

Det är uppenbart att alla inblandade ser denna negativa utveckling som oundviklig. För dem är det inte lokalavdelningen eller regionen som gör fel, utan omvärlden som inte är som den borde vara. Men faktum är att de har fel. Problemen är interna, inte externa.

Det är inte svårare att lyckas med traditionell svensk föreningsverksamhet i små och medelstora städer än i storstaden, tvärt om. Att arbeta med Friluftsfrämjandets verksamheter i Östhammar (4 500 invånare) borde därför både ur den synvinkeln och utifrån kommunens friluftsprofil vara idealiskt.

Det är inte heller sant, att intresset för styrelseuppdrag har minskat, tvärt om. Förmodligen har det aldrig tidigare funnits så många styrelseuppdrag som idag. Därmed har konkurrensen om goda styrelseledamöter ökat. För att locka idag måste en förening därför vara bättre eller intressantare än förr. Det innebär för Frilufsfrämjandets och andra folkrörelsers del att den regionala nivån måste ge ett betydligt mer kvalificerat ledningsstöd till sina lokalavdelningar än förr.

Utifrån de kortfattade uppgifterna i UNT är det ganska lätt att se vilka de verkliga problemen är med lokalavdelningen i Östhammar. Det handlar om brist på engagerande verksamhet, vilket i sin tur beror på brister i ledarskapet.

Det är verksamheten som lockar människor att engagera sig i en förening. Och det är främst bland de aktiva som man kan rekrytera lämpliga styrelseledamöter. Att föra en "tynande tillvaro" undergräver därför en förenings framtid.

Det verkliga problemet med Friluftsfrämjandet i Östhammar är alltså att den haft en styrelse (och inte minst region) som tillåtit att den varit "ganska sovande" under fem, sex år.

Och eftersom detta är problemet, så är det ganska lätt avhjälpt. Det är inte svårare att få fart på verksamheten i Östhammar idag än vad det var att starta verksamheten där en gång i tiden. Detta är ytterst regionens ansvar. Och metoden kallas föreningsutveckling.

Styrelsearvoden i folkrörelser: Tidsaspekten

I ett förbund som delat upp ansvar och arbete på rätt sätt mellan styrelsen och generalsekreteraren kan ordföranden alltid fullgöra sitt uppdrag på fritiden. Det är enbart en fråga om att organisera och prioritera arbetet rätt.


– Inlägg nr 4 i serien om rödakorsordförandens arvode –

I inlägg nr 2 tittade vi på de två helt olika ledningsmodeller som används av svenska folkrörelser. I den första leds organisation och verksamhet av en heltidsarbetande ordförande. I den andra har ledningen delats upp mellan styrelsen, ledd av en fritidsarbetande ordförande, och en anställd generalsekreterare. Vi konstaterade att Röda Korset blandar samman de två modellerna genom att till en existerande generalsekreterare lägga en heltidsarbetande ordförande.

I inlägg nr 3 undersökte vi om ett sådant dubbelkommando möjligen krävs av strategiska skäl. Vi fann att det snarare var tvärt om. Att arvodera ordföranden undergräver ledningens viktiga arbete att uppmuntra medlemmars och allmänhets uppoffring. Ur strategisk synvinkel är det alltså bäst för Röda Korset att inte arvodera sin ordförande.

I det här inlägget ska vi titta närmare på tidsaspekten. Är det möjligen så att arbetsbördan för ordföranden blivit så stor att en heltidsarvodering ändå är nödvändig?

Uppdragets tid, en organisationsfråga
Att organisera sig rätt är en av hemligheterna bakom framgång i organisationer. För att växa sig stor och stark måste en medlemsorganisation behärska konsten att dela upp och organisera det ideella arbetet så att det kan utföras på fritiden.

I föreningen finns de som är frivilligt aktiva och de som är förtroendevalda. De förra tar på sig en specifik, tidsbegränsad uppgift. De senare tar också på sig ett ansvar, vilket kan leda till oväntat merarbete. Utan tvivel lägger en förtroendevald i allmänhet ner mer tid på sitt ideella uppdrag än vad en vanlig aktiv gör. Det är också troligt att ordföranden, för kunna leda styrelsen och organisationen väl, behöver satsa mer tid och energi på uppdraget än vad övriga ledamöter gör. Vidare är det nog så att en ordförande på central nivå normalt lägger ner mer tid på sitt uppdrag än vad de på regional och lokal nivå gör.

En styrelses arbetsbörda är inte konstant, den ökar när organisationen och dess verksamhet växer. Eftersom styrelseuppdraget är kollektivt och styrelsen en sluten krets måste den ökande bördan fördelas inom den. Det finns en gräns för detta. Att då ta in fler ledamöter i styrelsen är normalt ingen lösning eftersom gruppen med detta blir för stor för att arbeta effektivt.

Så ser det ut när allt arbete i organisationen görs ideellt. Men situationen ändras radikalt om styrelsen anställer en generalsekreterare. Genom att till denne delegera det mesta av sitt arbete kan styrelsen fokusera på sin viktigaste uppgift, att styra. Därmed ändras styrelsens roll och den slutar att vara organisationens ledningsbegränsning. Styrelsens arbetsbörda kan därefter hållas tämligen konstant. När arbetet är organiserat på detta sätt är det nämligen generalsekreteraren och personalen som får ta stöten om det ökar, inte styrelsen.

När en organisation anställer en generalsekreterare måste styrelsen fastställa hur ansvar och arbetsbörda ska fördelas mellan denne och ordföranden. Normalt faller då på ordförandens lott att leda styrelsen och att företräda organisationen i viktigare sammanhang. Det kräver som mest ett par kvällar i veckan och helgarbete då och då. Resten görs av generalsekreteraren och dennes stab.

Här är några fördelar med att organisera ledningsarbetet på detta sätt:

1. Ordföranden kan sköta sitt uppdrag på fritiden. Arbetsbördan är rimlig och kan hållas konstant.
2. Ordföranden behöver inget arvode. Inte heller krävs någon egen förmögenhet. Vad som krävs är ideell uppoffring, vilket ändå är en viktig del av uppdraget.
3. Antalet kompetenta ordförandekandidater ökar dramatiskt när ingen behöver ge upp befintligt arbete eller bosätta sig nära förbundskontoret för att ta uppdraget.

Hur en folkrörelse väljer att dela upp arbetet mellan sina ledande förtroendevalda och sina anställda kan variera. Uppdelningen kan göras så att ordföranden måste arbeta heltid. Men den kan också, oavsett verksamhetens storlek, göras så att ordföranden kan sköta uppdraget på sin fritid. Hur uppdelningen blir beror alltid på styrelsen. Det är ett val den gör.

Ordförandens arbetsbörda tenderar alltid att växa
Tänk dig att en styrelse anställt en generalsekreterare och delat upp arbetet på sådant sätt att ordföranden kan sköta sitt uppdrag på fritiden. Det är inte ovanligt att uppdraget några år senare inte längre ryms inom sina ramar. Ibland har det till och med växt till heltid (vilket i så fall av demokratiska skäl kräver ett heltidsarvode).

Varför växer uppdraget på detta sätt? Här några tänkbara förklaringar: 1) Organisationen har bytt styrelse och den nya styrelsen förstår inte att upprätthålla modellen. 2) Styrelsen anpassar uppdraget efter en ny ordförandes önskemål. 3) Styrelsen litar inte på generalsekreterarens förmåga och tar därför tillbaka en del ansvar och arbetsuppgifter och lägger på ordföranden.

Man det behöver inte vara så dramatiskt. Det kan också smyga sig på organisationen. Det är ju inte så att det saknas viktiga arbetsuppgifter för ledningen i en folkrörelse. Tvärt om finns det alltid mycket mer att göra än vad det finns tid. Det är lätt för en engagerad ordförande att ta på sig en ny uppgift här och en där. Om dessa uppgifter då möts med ökad tidstilldelning är man snabbt inne i en ond cirkel.

Att hålla kvar ordförandens uppdrag på ideell nivå kräver vilja, disciplin, tydliga prioriteringar och god organisation. Släpper man efter bara en gnutta, så växer arbetsbördan.

Uppdrag i paraplyorgan
Det som sägs i detta inlägg rör arbetet att leda den egna organisationen. Det gäller inte uppdrag som ordföranden dessutom gör för paraplyorgan. Sådana uppdrag kan vara mycket viktiga för organisationen, men kräver då sin egen tid och förmodligen också ett arvode.

Lätt minska ordförandens arbetsbörda
Det är mycket möjligt att arbetsbördan för ordföranden i Röda Korset har ökat kraftigt under senare år. Detta beror i så fall inte på att organisationen och verksamheten växt eftersom utvecklingen är precis den motsatta. Inte heller beror det på att man tagit bort generalsekreteraren eller reducerat dennes uppgifter. Det förefaller därför som att ordföranden idag gör sådant som tidigare styrelser inte ansåg att ordföranden behövde göra. Kanske har arbetsuppgifterna helt enkelt tillåtits öka på ett spontant sätt. Att återställa dem till ideell nivå är i så fall enbart en fråga om organisation och prioriteringar. Detta bör styrelsen av strategiska skäl snarast göra.