Förenings årsmöte under och efter Corona - vad gäller?

Vad gäller när smittrisk, myndighetsbeslut eller annan omständighet hindrar en ideell förening från att hålla årsmöte? Vad kan styrelsen göra? Vad måste den göra? 

Såväl styrelse som årsmöte i en ideell förening är bundna av stadgarna. De kan inte fatta för föreningen giltiga beslut i strid mot stadgarna eller på sätt som stadgarna inte medger. Årsmöten skall därför alltid sammankallas och hållas vid den tid och på det sätt som stadgarna anger. Men om yttre omständigheter förhindrar det, vad gäller då?

Om smittorisk, myndighetsbeslut eller andra omständigheter, som föreningens styrelse inte rår över, gör det omöjligt att hålla årsmöte på det sätt stadgarna föreskriver, är styrelsen skyldig att vidta lämplig åtgärd. Sådan nödåtgärd är naturligtvis ett stadgebrott, men inte ett vanligt sådant, utan ett av omständigheterna framtvingat stadgebrott. Sådant kan med lämpliga åtgärder i efterhand "läkas", det vill säga godkännas. Mer om det nedan.

Så vitt jag kan se har styrelsen tre möjligheter:

• skjuta upp årsmötet ett helt år. Denna nödåtgärd passar en föreningar som ändå tvingats gå på sparlåga. Styrelsen informerar då medlemmarna sitt beslut och sitter sedan kvar ytterligare ett år för att då sammankalla och hålla årsmötet på stadgeenligt vis.

• skjuta upp årsmötet till senare på året och då genomföra det exakt efter stadgarna frånsett  mötesdagen. Denna nödåtgärd är lämplig om föreningen är fortsatt aktiv, behöver ett snart årsmöte och de yttre omständigheterna medger det. Styrelsen meddelar medlemmarna om senareläggningen. Det flyttade årsmötet måste givetvis läggas på tid och plats som passar medlemmarna och utlysas i god tid.

• hålla årsmötet på ett alternativt sätt. Olika varianter diskuteras nedan.

Om nu som i Coronatider det yttre hindret kvarstår längre än ett år måste styrelsen anpassa sina åtgärder efter det. Ovan nämnda nödåtgärder är fortfarande tillämpliga och kan upprepas. Inget hindrar till exempel att årsmötet skjuts upp ytterligare ett år.

Alternativ till att samla medlemmar till möte
Rent allmänt, om en grupp behöver fatta beslut men inte kan samlas till fysiskt möte finns tre alternativ. Men endast ett av dem förefaller lämpligt för en förenings årsmöte. De tre är: 

1. Poströstning (per brev eller elektroniskt). Kräver i förväg utformade frågor att ta ställning till. Kan därför användas för att avgöra enskilda frågor, men inte för att ersätta ett årsmöte där ju debatt och jämkning av förslag är en omistlig del av demokratin.

2. Telefonmöte. Tekniskt lämpligt endast för mycket små grupper. Passar inte för årsmöten. 

3. Videomöte. Med rätt programvara fungerar digitala möten hjälpligt för stora grupper. Bör därför kunna användas som nödåtgärd för årsmöten.

Videomöten i ideella föreningar
Ingen av dessa tre metoder ingår i god föreningssed och kan därför normalt användas för stadgeenliga möten i en föreningen endast om stadgar uttryckligen medger det. 

Som nödåtgärd bör digital årsmöten användas med försiktighet. Anledningen är att de inte utgör något fullgott, demokratiskt alternativ till det fysiska mötet, föreningens livsluft, motor och energikälla. Metoden minskar den vanlige medlemmens inflytande och ökar påtagligt risken för maktmissbruk och manipulation. 

Annorlunda är det naturligtvis för sådana föreningar, som utan att vara förbund saknar lokal förankring. De kan normalt inte utan allmänna resebidrag och liknande samla någon bred, representativ krets medlemmar till årsmöte. För dem kan möjligheten för medlemmar att också delta digitalt i årsmötet faktiskt öka demokratin och engagemanget. Men om en sådan förening framöver vill hålla sådana årsmöten måste den ändra sina stadgar. 

Nödårsmötets begränsningar

Syftet med nödårsmötet är att föreningen ska klara sig igenom denna kritiska period utan skada. Det bör användas för försiktig förvaltning, inte för att driva igenom nya planer. Anledningen är att ett nödårsmöte, trots sin nödvändighet, fortfarande är ett stadgebrott och därför har begränsade befogenheter. Den viktigaste begränsningen är att ett nödårsmötes beslut är tillfälliga, interimistiska. De ska prövas på nästa ordinarie årsmöte. Se nedan. 

Styrelsen bör ha de dessa besluts tillfälliga natur i åtanke när den utformar dagordningen, lägger egna förslag och tillstyrker eller avstyrker motioner.  Nödårsmötet bör inte fatta beslut om större investeringar, försäljning av egendom eller andra icke rutinmässiga ekonomiska beslut. Frågor av sådan eller liknande karaktär bör skjutas upp till nästa ordinarie årsmöte. Skulle nödårsmötet ändå fatta ett sådant beslut bör styrelsen skjuta upp genomförandet tills beslutet bekräftats av ett ordinarie  årsmöte. Annars riskerar styrelsen själv bli juridiskt och möjligen ekonomiskt ansvarig för det.

En förening kan ändra sina stadgar endast på det sätt de existerande stadgarna anger. En stadgeändring beslutad av ett nödårsmöte är därför inte giltig och kan inte tillämpas. En styrelse som baserar sina beslut på en ogiltig stadgeändring överträder sina befogenheter.

Även ett nödårsmöte måste i övrigt följa stadgarna. Beslut som fattas i strid mot stadgarna är inte giltiga.

Legitimering av nödårsmötets beslut

Första ordinarie årsmöte efter nödårsmöte ska pröva alla nödårsmötets beslut. För tydlighets skull både i diskussion och protokoll bör det göras som separat punkt på dagordningen. 

Den som vill göra invändningar mot ett beslut fattat av ett nödårsmöte kan göras det som motion till  eller ta upp det direkt på årsmötet. 

Troligen kommer det inte att finnas några invändningar mot de flesta av besluten. De är ju antingen rutinmässiga eller måste betraktas som nödvändig för föreningens drift under kristiden. Men årsmötet har rätt att överpröva varje beslut. Tveksamma beslut kommer sannolikt att pekas ut, diskuteras och eventuellt upphävas. Alla övriga beslut kan sedan godkännas i klump. Därmed är nödårsmötets beslut legitimerade.

En föreningsstyrelse har begränsad makt

Det är inte ovanligt att styrelsens makt i ideell förening överskattas. Det sker ofta i media, men ibland även bland föreningsaktiva och inom styrelser, som då tar sig mer makt än de har. Det kan bero på misstaget att tro att en föreningsstyrelse skulle ha samma makt som en bolagsstyrelse. Men ideella föreningar är demokratiska. Där är det medlemmarna som har makten och som på årsmötet fattar alla tunga beslut. Det styrelsen har egen rätt att besluta om är begränsat. 

Att en ideell styrelse fattar ett beslut den inte har rätt till kan förvisso bero på medvetet maktmissbruk, men beror inte sällan på ren och skär okunnighet. Jag har stött på bägge varianterna. Enligt de spelregler som gäller för ideella föreningar ska årsmötet eller extra årsmötet i sådana situationer ta styrelsen i örat. Vid grova övertramp bör styrelsen avsättas med förvägrad ansvarsfrihet och en ny styrelse väljas. En möjlighet finns då för föreningen att utkräva skadestånd.

En viktig orsak till att föreningsstyrelsers makt överskattas är influenser från näringslivet. Börsnoterade aktiebolag utmålas allmänt som mest effektiva. Mot den bakgrunden är det kanske inte underligt, om än olyckligt, att en del ser dem som föredömen även för föreningar.

Besluts- och ledningsstrukturen i ideella föreningen är årsmöte, styrelse och ordförande. Aktiebolagets har samma uppsättning med tillägg av verkställande direktör (VD). Likheten beror på att aktiebolaget - i vart fall i detta avseende - konstruerats med föreningen som förebild. Men likheten är bedräglig, makten fördelas nämligen olika i de två strukturerna. Det beror på respektive organisationstyps särdrag.

Aktiebolaget är ett företag med specialiteten att kunna locka och med vinst belöna investerare. För att skapa vinst tvingas det vara effektivt. Föreningen har inga investerare och delar inte ut någon vinst. Dess särskilda specialitet - en följd av det unika demokratiska beslutsfattandet - är förmågan att mobilisera, engagera och organisera medlemmar. Att det demokratiska beslutsfattandet är långsamt är ingen nackdel; för föreningen är demokrati viktigare än effektivitet.

I det börsnoterade aktiebolaget sköter styrelse och VD företaget med hjälp av anställda. Aktieägarna varken förväntas eller får engagera sig. Tillsammans äger de bolaget, men det ägarinflytande som utövas på stämman är rätt begränsat. Stämmans viktigaste styrmedel är att välja rätt personer till styrelsen.

I föreningen däremot spelar medlemmarna huvudrollen, ja rent av alla roller. De samlas till årsmöte,  bland dem väljs styrelse, revisorer och andra funktionärer, de är de aktiva som som hjälper styrelsen med föreningens aktiviteter, och normalt utgör de också målgrupp för föreningens verksamheter. Utan medlemmarna ingen förening, inga resurser och ingen verksamhet.

Medan bolagsstyrelsen ser sina aktieägare - en för företaget noga räknat ganska extern resurs - en gång om året, är föreningsstyrelsen helt beroende av och involverad med sina medlemmar året om.

Sådana skillnader har enorm betydelse när stämman eller årsmötet samlas. I föreningen består mötet av personer som har avsevärt mycket större engagemang, insyn och direkt och indirekt inflytande på sin organisation än vad de gängse aktieägarna någonsin har. Medlemmen är brett intresserad av sin förening, aktieägaren bara av ägarfrågor. En annan viktig skillnad är att närvarande medlemmar har var sin röst på årsmötet, medan aktieägarna har röstetal i proportion till antalet aktier de kontrollerar, vilket givetvis innebär att storägare har stort inflytande och övriga litet.

Dessutom, hur makt och befogenheter fördelas i aktiebolag följer av aktiebolagslagen. Den ger en särskild roll och stark makt till styrelse och VD. Någon motsvarande lag för ideella föreningar finns inte. En förening regleras istället av sina egna stadgar och därutöver i första hand av god föreningssed. Dessa normkällor prioriterar demokrati och lägger därför makten hos årsmötet. För föreningsstyrelsen är också lagen om sysslomän tillämplig. Den håller också styrelsen ansvarig inför sin uppdragsgivare, årsmötet.

En enkel översikt över roller och befogenheter i det börsnoterade aktiebolag respektive den ideella föreningen ser ut så här:

• Stämmans/årsmötets roll: 
• I aktiebolaget: Trots att stämman är bolagets högsta beslutande församling har den en ganska begränsad roll eftersom aktiebolagslagen ger styrelse och VD stort mandat. Främst bevakar den aktieägarnas intresse gentemot företagsledningen. Dess främsta styrmedel är att tillsätta, övervaka och vid behov byta ut styrelsen. 
• I föreningen: Årsmötet är verkligen föreningens högsta beslutande församling. Den väljer, övervakar och vräker styrelsen och ger den bindande direktiv genom att fastställa ändamålet, stadgarna, strategin, verksamhetsplanen, budgeten, investeringar, policy, organisatoriska förändringar, medlemsavgiftens storlek med mera. 
• Styrelsens roll:  
• I aktiebolaget: Bolagsstyrelsen förvaltar och förräntar aktieägarnas kapital, utser och entledigar VD samt övervakar och vägleder dennes arbete. Den fastställer också bolagets planer och mål och beslutar om alla större investeringar. 
• I föreningen: Styrelsen förvaltar och leder föreningen inom ramen för stadgarna och årsmötets delegeringar och direktiv.
• Ordförandens roll:  
• I aktiebolaget: Styrelsens ordförande planerar, sammankallar och leder styrelsemötena och eventuellt verkställande utskott. Detta sker i samarbete med bolagets VD.
• I föreningen: Utöver att leda styrelsens arbete och tillsammans med styrelsen leda föreningens arbete så är ordföranden föreningens främste företrädare och talesman.
• Chefens roll:
• I aktiebolaget: Det börsnoterade aktiebolaget måste enligt lag ha en verkställande direktör underställd styrelsen. Det är en maktposition med stora befogenheter. VD leder och företräder företaget och kontrollerar ensam personal och resurser i hela organisationen.
• I föreningen: Även föreningar kan ha anställd chef. Jämfört med bolagets VD har han eller hon dock en mycket svag ställning då alla befogenheter är delegerade från styrelsen och alltså inte kan vara större än de befogenheter styrelsen har. 

Aktiebolaget är rätt organiserat för sin logik och sitt ändamål, ideella föreningen för sitt. Att efterapa aktiebolaget är alltså ingen lösning för föreningen eller vice versa, det skadar organisationen, gör den svagare.

Slutligen, om det behövs kan föreningen givetvis utöka styrelsens beslutsmandat. Det kan ske genom att i stadgarna ge styrelsen rätt besluta i vissa angivna frågor. Det kan också ske genom att årsmötet beslutar att till styrelsen delegera beslutanderätt i viss fråga. Sådan delegering är dock endast giltig om den inte strider mot stadgarna.

----------------
Anm. Det finns många varianter av demokratiska föreningar och även odemokratiska. Den variant jag tagit som exempel ovan är den absolut vanligaste typen av ideell förening. Den som är lokalt förankrad, samlar individer som medlemmar, har årsmöte och styrelse, men sällan någon anställd. Se till exempel Föreningar är demokrati.