Stadgeändring krävs för digitalt årsmöte

Digitala möten eller videomöten har blivit vanligare inom föreningslivet. Formen fick sitt genombrott under coronapandemin. Då var det många ideella föreningar som höll digitala styrelsemöten och till och med årsmöten. En del föreningar har sedan fortsatt med det. Det är tillåtet, men endast om stadgarna medger det. Men är det bra? Nej, digitala årsmöten försvagar föreningen och dess demokrati och ökar risken för maktmissbruk. 

Under coronapandemin skrev jag om digitala årsmöten här på Ideella Sektorn i inlägget Förenings årsmöte under och efter Corona - vad gäller? (2021-03-14). Där tog jag bland annat upp digitalt årsmöte som nödåtgärd och vilka beslut det därför inte borde ta. 

God föreningssed, som är det som övergripande reglerar ideella föreningar, förutsätter att årsmötet är ett fysisk möte och att endast de närvarande  medlemmarna är röstberättigade. Något utrymme för att använda digitala årsmöten finns alltså inte. 

Det som strider mot god föreningssed och är rimligt blir emellertid tillåtet om det skrivs in i stadgarna. Alltså, den förening som önskar hålla digitala årsmöten måste först ändra sina stadgar. Detta måste ske på just det sätt som stadgarna anger - alltså inte med digitalt årsmöte.

Men jag vill varna för detta. För ideella föreningar är digitalt årsmöte inte ett framsteg, utan ett avsteg. Det är nämligen inget fullgott, demokratiskt alternativ. Att medlemmarna på årsmötet personligen träffas, diskuterar och tillsammans styr och övervakar sin förening är föreningsdemokratins kärna och bas. Det är detta som ger inflytande och engagemang. Digitalt årsmöte däremot minskar de vanliga medlemmarnas reella inflytande och ökar därmed påtagligt risken för maktmissbruk och manipulation.

De flest ideella föreningar bör därför fortsätta med vanliga årsmöten. De enda undantagen jag kan se är sådana föreningar som utan att vara förbund är organiserade på nationell nivå. Dessa har redan ett kraftigt demokratiunderskott då merparten av deras medlemmar normalt aldrig kan delta på ett årsmöte. I den situationen kan faktiskt en kombination av fysiskt och digitalt årsmöte öka demokratin i föreningen något och därmed engagemanget. 

Sådana föreningar kan kanske inspirers av följande: 

Ekonomiska föreningar har numera laglig rätt att använda digitala stämmor, men endast om stadgarna anger det. Det skriver branschorganisationen Svensk Kooperation på sin hemsida. Dess juristnätverk har därför tagit fram några exempel på stadgetext. Dessa är naturligtvis inte tänkta för ideella föreningar och kan inte kopieras rakt av, men kan möjliga tjäna till inspiration. Läs förslagen här.   

Föreningsarkiv utgör viktigt föreningsstöd

Föreningsarkiv och folkrörelsearkiv utgör en mycket viktig del av föreningslivets stödstruktur. De bevarar de ideella föreningarnas historia och därmed ett viktigt kulturarv. Men att driva ett arkiv är inte gratis. Därför behöver de föreningsdrivna arkiven såväl samhällets som föreningslivets stöd.

Styrelsen i en ideell förening ska inte bara leda och administrera, den ska också förvalta. En viktig del av detta är att vårda föreningens arkiv. Där ska bevaras, allt ifrån grundandet och framåt, alla föreningens viktigare dokument. Dit hör givetvis alla typer av protokoll med bilagor, beslutsunderlag och rapporter, alla versioner av antagna stadgar, verksamhetsberättelser, bokslut och bokföring, viktigare inkommande och utgående skrivelser, avtal samt medlemsmatriklar.

Att en förening ska samla sina dokument i ett arkiv är inget som behöver stå i stadgarna. Det följer av styrelsens uppdrag och till del även av lag. Allmänt sett ingår det i god föreningssed.

Enligt SCB:s senaste statistik om "civila samhället" finns minst 160 000 ideella föreningar i Sverige. Av dessa sägs 50 000 ha någon form av ”ekonomisk aktivitet”, ett vitt begrepp som enligt SCB bland annat kan innefatta att ha minst en anställd eller arvoderad, vara momspliktig eller något liknande. Att minst 110 000 ideella föreningar saknar ”ekonomisk aktivitet” låter ju förvånande. Men vad som avses är de  mestadels lokala föreningar som baserar sin existens och verksamhet inte på pengar utan på ett stort antal ideella timmar, alltså vanliga föreningar. Till bilden hör att dessa troligen också saknar en egen, låsbar föreningslokal. Var ska de då ha sina arkiv?

De är ingen överdrift att säga, att merparten av de lokallösa föreningarnas arkiv lever farligt då de ständigt måste flyttas och hysas in än här och där.

Föreningar tenderar att bli gamla. Vad händer då föreningens arkiv växt sig alldeles för stort för att flyttas runt? Då är risken som störst att ett viktigt kulturarv skingras. Om så sker tappas tråden bakåt, något som styrelsen kanske inte upplever som så viktigt förrän den dag då föreningen till exempel ska skriva sin 50-åriga historia. Dessutom, så länge som föreningen själv förvarar de äldre delarna av sitt arkiv, kanske uppdelat på flera håll, riskerar det att förstöras av fukt eller annat, och, inte minst viktigt, är det otillgänglig för historiker, föreningsforskare, författare, journalister, släktforskare och andra.

Själv har jag just nu en flyttkartong full med arkivhandlingar stående på golvet hemma. Den måste snarast bort, säger hustrun. Ja, det är ju rimligt, nu när jag avgått ur styrelsen. Men vart ska den flyttas?

Kartongen utgör det samlade arkivet (förutom bokföringshandlingarna som förvaras hos kassören) hos en liten, mycket livaktig kulturförening i Uppsala grundad 1947, en slags utbrytning från Uppsala Universitets Ritsal. Som de flesta ideella föreningar saknar den såväl föreningslokal som anställd. Trots det klassas den av SCB som ”ekonomiskt aktiv”. Detta då den redovisar skatt för arvoden utbetalda till krokimodeller.

Egentligen borde det stå minst två kartonger arkivmaterial på golvet hemma hos mig, kanske mer. Men föreningens arkiv har flyttat runt i över sjuttio år. Det som nu saknas är det äldre materialet, det som ur kulturhistorisk synvinkel troligen är mest värdefullt. Det kan finnas undanstuvat någon stans, kanske, förhoppningsvis, men ingen i föreningen idag vet var.

Den här föreningen, liksom så många andra, har alltså ett arkivproblem. Hur ska det lösas? Fortsätta flytta runt materialet, eller?

Jag har förslagit att arkivet ska deponeras hos Folkrörelsearkivet i Uppsala. Det är en förening på länsnivå med ändamål att ”inventera, samla, förteckna, vårda och bevara arkivhandlingar” och att göra dem tillgängliga för ”allmänhet och forskare”. Det som lämnas dit kommer att tas om hand och lagras på professionellt vis. Och detta till en ganska låg medlems- och hanteringsavgift.

Hur är det då att som utomstående nyttja ett föreningsarkiv? Det kan jag svara på. Häromdagen besökte jag nämligen Norrköpings Föreningsarkiv. Anledningen var att jag ville studera dokument från Cykelklubben Antilopens grundande 1937 och de första åren.

Jag ville se vilken roll min pappa spelade vid grundandet av cykelklubben och hur länge han satt i styrelsen. Samtidigt ville jag studera hur det praktiskt gick till att grunda en idrottsförening i slutet på 1930-talet. Det första för att komplettera min släktforskning och det senare för en bok om föreningar och föreningsgrundande som jag arbetar på just nu.

Mina förväntningar på besöket uppfylldes med råge. Ett stort tack till föreningsarkivet för det! När jag kom på avtalad tid stod hela CK Antilopens arkiv för de första femtio åren framdukat i ett forskarrum. I ett antal arkivkartonger fann jag årsmötesprotokoll, styrelseprotokoll, kassaböcker, tävlingsinformation, viktigare inkommande och utgående skrivelser och mycket mera. En fullständig förteckning över CK Antilopens arkiv finns att läsa på Riksarkivets hemsida. 

Anledningen till att dessa dokument idag kan studeras i Norrköpings Föreningsarkiv är givetvis att cykelklubben först noga bevarat dem och sedan tog det kloka beslutet att ge dem en säker förvaring i föreningsarkivet.

Men det som ytterst gjorde detta möjligt är förstås det vidsynta initiativet för många år sedan att starta den ideella föreningen Norrköpings Föreningsarkiv och sedan allt det ihärdiga arbete som sedan dess lagts ner på att inrätta, sköta och finansiera det. I föreningens brand- och klimatsäkra källarrum förvaras idag 1 200 hyllmeter dokument, fanor och annat från andra hälften av 1800-talet och fram till idag. Totalt är det 1 600 arkivbildare, de flesta nu nedlagda föreningar, vars historia och samhällsinsats endast kan studeras just här.

Norrköpings Föreningsarkiv, liksom liknande arkiv på annat håll, är en kulturinstitution. Det vårdar och bevarar ett viktigt kulturarv: Föreningssveriges historia. 

Men att arkivet ens finns kvar om några år är inte självklart, berättade föreningens ordförande över en kopp kaffe. Hoten som tornar upp sig är de stora kostnaderna att driva arkivet, framförallt hyran.

Arkivföreningen har cirka 190 medlemmarna. Dessa föreningar och andra organisationer håller igång arkivet genom sitt medlemskap och föreningsengagemang och genom att förvara sina arkivhandlingar där. Men givetvis kan inte deras bidrag på långa vägar täcka kostnaderna för ändamålsenliga lokaler och annat. Arkivdriften behöver därför ekonomiskt stöd från andra. 

Jag har i andra sammanhang påpekat att det vore bättre att staten minskade sina bidrag till enskilda föreningar och i stället satsade på att finansiera sådana stödstrukturer som alla ideella föreningar har nytta av. Dit hör till exempel de föreningsstödjande delarna av studieförbundens verksamhet och givetvis också föreningsarkiven och folkrörelsearkiven.

Det vore faktiskt rimligt att det offentliga står för huvuddelen av arkivföreningarnas kostnader. Om något är detta samhällsnyttig verksamhet.

Bygga folkrörelse med idésmitta

Spontan idésmitta kan ge upphov till ‒ eller förändra ‒ föreningar, förbund och folkrörelser. I den här artikeln diskuterar jag hur man kan bygga en folkrörelse uppifrån och ändå dra nytta av denna naturkraft.

Idésmitta spelar en viktig roll inom föreningslivet. Den inspirerar till nya föreningar och den förändrar existerande.

Detta är inte underligt, tvärt om. Människan är ett flockdjur. Vi anpassar oss till varandra. Vi följer ledare. Idésmitta i form av modetrender förekommer inom en rad områden. Att vi också finner den inom föreningslivet, som ju bygger på grupp, idé och engagemang, är närmast självklart.

Att idésmitta ger upphov till nya föreningar är välkänt. Att den också förändrar redan existerande är mindre känt. Men det är vanligt och kan skapa problem.

Av intresse här är idésmitta som strategiskt verktyg. Det kan ge turboeffekt åt arbetet att bygga upp eller bygga ut en folkrörelse.

Förening blir förbund

Hur går det till när idésmitta från en pytteliten förening ger upphov till ett helt nytt förbund? Förloppet är inget märkligt: Några personer blir så inspirerade av en viss förenings idé, form, verksamhet och sätt att arbeta att de etablerar en egen. Om detta upprepas på fler håll skapas ett underlag för att bilda ett förbund för ökad styrka och fortsatt expansion. I det läget finns två alternativ: I det första är föreningarna fullt nöjda med att fortsätta på egen hand, som ”rörelse”. Det är vanligast. I det andra finns såväl ledarskap som vilja att sluta sig samman, ett förbund bildas.

Idésmitta uppstår normalt spontant, styrd av ingen, men kan mycket väl göras till en planerad och ledd process. Det är just detta senare vi ska titta närmare på nu.

Förbund kan byggas från ovan

Förbund växer vanligtvis fram underifrån. Det är en långsam, gedigen, intuitiv process som bygger på ledarskap och lärande, och som är praktiskt taget självfinansierad. Det är ett utmärkt sätt att bygga förbund på.

Men bygget kan också startas och ledas uppifrån. Det går snabbare, är mindre chansartat, men kräver finansiering. Just finansiering är normalt ett stort problem i ideella sammanhang. Ett annat aber är att den nödvändiga kunskapen och kompetensen måste finnas redan från start.

Oavsett var starten börjar kan den lokala expansionen påskyndas genom idésmitta.

Kritiska aspekter vid förbundsbygge

Vid förbundsbygge måste man beakta följande faktorer:

•  Idén
•  Lokal organisering
•  Verksamhet
•  Resurser
•  Förbundets organisation

Ett förbunds idé uttrycks i ändamålsparagrafen. Den slår fast vad hela förbundet är till för, vad det vill uppnå och ofta också hur det ska görs.

När man bygger ett förbund måste man få denna idé rätt redan från start. Den ska 1) tända människor, 2) vara smittsam och 3) vara förbundsmässig.

Med förbundsmässig menas att den ska vara relevant och engagerande för de tilltänkt aktiva och gå att förverkliga genom lokalt, ideellt arbete.  

Valet av idé och verksamhet är strategiskt. Det avgör vilken av tre helt olika typer av ideell förening förbundet blir: I föreningar för ömsesidig nytta stöder medlemmarna varandra, i de kampanjdrivande vill de förändra världen och i de tjänstelevererande stöder de utomstående. Typerna skiljer sig åt beträffande alla aspekter av ett förbunds organisation, verksamhet och inre liv. Läs mer om det i Det finns tre grundtyper av ideella föreningar. Av det tre typerna är för övrigt den kampanjdrivande lättast att lyckas med.

Att välja typ av förening kan ledningen göra själv, men att inom ramen för denna typ ta fram en tillräckligt bra idé och verksamhet klarar de inte. För det krävs fältarbete.

Det kan kanske tyckas märkligt, men det som i slutändan avgör hur stort ett landsomfattande förbund kan bli är dess lokala organisering. Om syftet är att bygga ett litet eller medelstort förbund kan lokalavdelningarna läggas på kommunal eller regional nivå, men inte om målet är en folkrörelse. Då måste de läggas lägre än kommun, nämligen i områden så pass små att invånarna där känner naturlig samhörighet och lätt kan nå varandra. Just så var Sverige indelat när de klassiska folkrörelserna kom till. Dåtidens omkring tretusen småkommuner (socknar) hade en för ideell organisering idealisk storlek och mänsklig sammanhållning, något som dagens kommuner helt saknar. Idag måste en folkrörelse därför organisera flera lokalavdelningar per kommun.

För att ett förbund ska kunna växa till folkrörelse krävs att dess verksamhet:

1. Följer logiskt av idén, 
2. är densamma över hela landet, 
3. bedrivs, organiseras och finansieras lokalt, 
4. och leds och utförs ideellt av medlemmar.

Det är kombinationen idé, verksamhet och entusiastiska medlemmar som alstrar den idésmitta som lockar medlemmar och inspirerar till nya lokalavdelningar.

Verksamheten måste vara angelägen, ju angelägnare desto bättre, passa de lokala förhållandena överallt i landet och vara frivilligmässig. Med det senare menas att den ska utformas för att utföras och ledas av medlemmar som arbetar ideellt på fritiden. Dessa frivilliguppdrag får ta högst tre-fyra timmar i veckan och ska ske på tid och plats som passar den frivillige.

Det krävs resurser för att driva en lokal avdelning och verksamhet. Med resurser menas i ideella sammanhang inte främst pengar, utan ideellt arbete. Styrelsens, ledarnas och de aktivas obetalda insatser är det lokala arbetets absolut viktigaste resurs. För att en folkrörelse ska kunna lyckas måste alltså dess lokalfält var bra på att mobilisera, organisera och leda sina medlemmar.

Givetvis behövs också pengar. Hur mycket beror på typ av verksamhet. Om verksamheten kräver en mer omfattande finansiering måste lokalavdelningsmodellen också innehålla särskilda metoder och rutiner för lokalt inkomstskapande.

I små förbund ser organisationen ut så här: Medlemmarna organiseras av lokalavdelningar. Dessa i sin tur är samordnade regionalt av distrikt eller direkt av den nationella nivån.   

Ett förbund som vuxit sig väldigt stort organisatoriskt (finns lokalt i hela landet) och medlemsmässigt (samlar 1 % av befolkningen) kan kallas folkrörelse. För sådana är det vettigt att följa Sveriges politiska indelning. Men då kommunerna idag är för stora fungerar det inte riktigt, som vi sett ovan. Därför behöver folkrörelser idag fyra demokratiska nivåer: Lokalavdelning (del av en kommun), distrikt (hela kommunen), region (hela regionen) och förbundsledning (hela landet).  

Processen vid folkrörelsebygge uppifrån

Att bygga en helt ny folkrörelse uppifrån kräver en genomtänkt process. Den kan se ut på litet olika sätt, men bör innefatta följande moment:

1.   Skapa en väl fungerande, spridningsbar och helst smittosam (lokalavdelnings-) modell.

2.   Skapa en organisation för spridningsarbetet.

3.   Testsprida modellen

4.   Förbereda stöd och samordning på distrikts- och regionnivå

5.   Massprida modellen

Generellt: Arbetet bör börja i liten skala. Metoder, resultat och modell bör dokumenteras. Modellen bör testas i praktiken, sedan förbättras och testas igen innan den godkänns för spridning. Att arbeta så ökar chansen till framgång och håller kostnaderna nere. I grunden handlar detta om att testa fram succéer att skala upp.

Det kritiska första momentet är att arbeta fram den modell som med hjälp av bland annat idésmitta ska spridas vitt och brett. Den ska bestå av en verksamhetsidé, lokalavdelning och verksamhet.  

Att skapa modellen är att uppfinna eller utveckla något nytt. Det är ett entreprenöriellt arbete, en forskningsuppgift. Det ska göras i fält av därtill särskilt tränade och ledda ”utvecklare” som arbetar tillsammans med av dem lokalt mobiliserade krafter. Detta modellbygge ska ske på flera olikartade platser samtidigt. Resultaten ska sedan jämkas samman till en modell. Denna ska sedan testas och förbättras till framgång.

För det kommande arbetet att etablera den färdiga modellen på nya platser krävs tränade ”spridare” och en lämplig stödorganisation. Att utveckla dessa är moment nummer två.

Moment nummer tre är testsprida modellen. Erfarenheterna från denna kan ge underlag att förbättra såväl modellen som spridningsarbetet. 

När ett antal nya lokalavdelningarna är på plats måste de samordnas. För det krävs såväl distrikt som regioner. Att ta fram hur de ska se ut och arbeta är moment nummer fyra.

När alla komponenter godkänts, först då kan masspridningen starta på allvar, moment nummer fem. De sker dels med hjälp av särskilt tränade ”spridare”, dels genom information som leder till idésmitta. Det måste också finnas viss beredskap att hantera spontan idésmitta och andra överraskningar.

Någon gång i början av spridningsarbetet måste själva förbundet, blivande folkrörelsen, få en uppdatering. Det nationella embryo som startade processen måste genom kongress, uppdaterade stadgar och en med lokala krafter utvidgad förbundsstyrelse ges en för det fortsatta arbetet legitim form och ledning. Detta kan sedan behövas upprepas; organisationens kostym måste gradvis anpassas till den växande storleken.

 

P.S.
Jag har diskuterat begreppet folkrörelse tidigare på den här bloggen, till exempel i Vad krävs för att vara folkrörelse?, Visst kan moderaterna bli en folkrörelse, Uppfanns folkrörelsen i USA? och  Folkrörelsen är ett förbund XXL.  Dessutom tar min bok Professionell ideell - Om att verka med ideell logik upp en rad aspekter på folkrörelse. Finns på välsorterade bibliotek.

Banker, sluta hindra lokalt föreningsliv!

Bankerna hindrar lokalt, normalt föreningsliv. Det bör de sluta med!

I ett tidigare inlägg tog jag upp det växande problemet i dagens värld att föreningslivet försvåras, begränsas och till och med bekämpas i allt fler länder, även i och av dem som beskriver sig som fullt demokratiska. Se Hur stater undergräver föreningslivet.

De senaste tjugo årens USA-ledda kamp mot terrorism och penningtvätt och liknande brottslig verksamhet har varit en ursäkt även i Sverige för restriktioner och åtgärder som försvårar och begränsar helt normalt och oskyldigt föreningsliv. Det skadar Sverige. Att undergräva föreningslivet är att försvaga den bas vår demokrati vilar på.

Ett stort problem för många lokala föreningar (av vilka de flesta faktiskt är helt självförsörjande) är bankernas beteende. Som jag skrev i ovan nämnda inlägg som exempel på hur föreningsliv kan motverkas: 

"Banker kan göra det svårt och dyrt för föreningar att använda kontanter, öppna bankkonton och nyttja betalsystem."

I en krönika i Land nr 15/2022, "Blanketthysterin gör mig helt galen", diskuterar Terese Bengard bankernas minskade närvaro och kundservice. Terese Bengard är verksamhetschef på riksorganisationen Hela Sveriges ska leva.

"Fast det som får mitt topplock att gå är när vi ska starta en ny förening och det visar sig att det dimper ner 17 sidor med blanketter från banken. De ska läsas noggrant och sedan fyllas i. Bara för att starta ett konto."

"Avgifterna är höga och administration oproportionerligt stor. Och ja, blanketthysterin har med ökad ekonomisk brottslighet att göra - jag vet. Men när den ideella föreningen som har några tusenlappar i omsättning drabbas blir man frustrerad. Om de säljer kaffe för 15 kronor så krävs det att de säljer 447 koppar för att ha råd att starta ett bankkonto."

I dagens banklandskap, skriver hon, 

"finns det inte plats ... för idrottsföreningen i Karesuando som vill förvara pengarna på ett säkert sätt".

Så ser det ut idag. Vi har kommit ganska långt från hur det var än gång för inte så länge sedan då staten och näringslivet faktiskt ansträngde sig att stödja föreningslivet, inte minst de livsviktiga små och nystartade  föreningarna. På den  tiden hade föreningarna inga problem med banken eller med det då dominerande betalsystemet, postgirot. Byråkratin var begränsad och kostnaderna var obefintliga eller låga.

Staten är skyldig att försvara föreningsfriheten. Den bör därför ta bankerna i örat. Det är uppenbart att dessa inte anstränger sig tillräckligt. Det måste gå att förhindra den ekonomiska brottslighetens transaktioner utan att samtidigt kväva gräsrotsdemokratin, det vill säga det lokala föreningslivet! 

Röstning med fullmakt i ideell förening

Är det tillåtet på årsmötet i en ideell förening att rösta med fullmakt? Det är en fråga som inte sällan dyker upp vid akut konflikt. 

Att frånvarande kan lämna röstningsfullmakt till annan röstberättigad är vanligt i andra typer av organisationer. Men inte i ideella föreningar. Det strider nämligen mot god föreningssed. 

God föreningssed är vår nedärvda kunskap om vad som gör ideella föreningar demokratiska och välfungerande. 

Att något strider mot god föreningssed innebär inte att det är absolut förbjudet. Men det innebär att det kan tillämpas endast om stadgarna så tillåter. 

För att röstning med fullmakt ska vara giltigt i en ideell förening måste det alltså vara inskrivet i just den föreningens stadgar. 

Röstning med fullmakt är inget som kan införas vid sittande möte. Varken mötesordföranden eller mötets majoritet kan fatta ett sådant beslut. Det vore nämligen ett stadgebrott. Om detta ändå sker kan alla mötets beslut i efterhand förklaras ogiltiga.